Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Keski-Uudenmaan Yhdistysverkosto ry
Tupalantie 12 B30
04400 Järvenpää
Y-Tunnus: 2249849-5 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja Saana Sandholm
saana.sandholm@yhdistysverkosto.net
045 182 5126

3. Rekisterin nimi

Keski-Uudenmaan Yhdistysverkosto ry:n rekisterit ovat

1. Jäsenrekisteri
2. Luottamustoimet järjestössä
3. Koulutuksiin osallistuneet
4. Uutiskirje (katso myös oma seloste uutiskirjeen osalta)
5. Tapahtumailmoittautumiset
6. Kyselyt
7. Laskutus ja tilanvuokraus

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

- Jäsenpalvelut
- Jäsenviestintä
- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Keski-Uudenmaan Yhdistysverkostolla ei ole henkilöjäseniä, mutta rekisterinpitäjä käsittelee

1) Jäsenrekisteri yhteydessä seuraavia kunkin jäsenyhdistyksen ilmoittamia yhteyshenkilöiden henkilötietoja:- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot

2) Luottamustoimet järjestössä eli Yhdistysverkoston hallituksen jäsenet: henkilöiden nimi sekä yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot

3) Koulutuksiin osallistuneet osalta opintosuoritteet sekä nimi ja yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot

4) Uutiskirje: tilanneiden henkilöiden osalta nimi ja sähköpostiosoite.

5) Tapahtumailmoittautumiset: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä rekisteröidyn henkilön ilmoittamat vapaaehtoiset tiedot kuten ruokavalio

6) Kyselyt kuten jäsenkysely yhdistysjäsenille ja sidosryhmäkyselyt, hallituksen ja työntekijöiden itsearviointi. 

7) Laskutus: nimi, yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.

Rekisteriin voidaan merkitä myös mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Tapahtumien ja koulutusten palautteet käsitellään anonyymisti.

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään kun rekisteröity tilaa uutiskirjeen, ilmoittautuu tapahtumaan tai koulutukseen tai vuokraa tilapäisesti tilaamme. Yhdistysverkoston jäsenyhdistysten yhteyshenkilöt ilmoittaa jäsenyhdistyksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai yhteyshenkilö itse.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita seuraavien rekisterien osalta. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan rekisterien 1) jäsenrekisteri 2) luottamustoimet järjestössä 3) koulutuksiin osallistuneet ja 5) tapahtumailmoittautumiset Yhdistysavain ja 6) kyselyt osalta: Webropol 8) Laskutus: Leerma Oy (päivitetty tilitoimisto 25.9.23)

Emme luovuta näiden rekisterien osalta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle rekisteri 4) uutiskirje tilaajien sähköpostiosoitteen osalta MailChimp -palveluntarjoajalle joka käyttää EU:n hyväksymiä suojatoimia.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

25.5.2018, päivitetty 25.9.2023